Oink oink, ich glaube mein Schwein pfeift. Da flattert mir heute per Post eine Mahnung aus einer Baden-Württembergischen Stadt ins Haus.

Wie eine Mahnung? Ich zahle meine Rechungen immer innerhalb der angegebenen Frist. Naja, so nahm die Geschichte dann ihren Lauf…

Kurz mal nachgesehen, OK, da war ein Fall im Oktober 2009 für einen Kunden aus den USA.

Das Ganze (Anfrage und Auftrag) lief mit dem Stadtarchiv in jener Stadt per Mail.Am 9. Oktober die Anfrage geschickt, am 14. Oktober eine Antwort erhalten und dann ebenfalls am 14. Oktober den Suchauftrag erteilt.

Die sind echt schnell dort und ich bekam am selben Tage noch die Antwort, dass der Geburtsregistereintrag von XXX, geboren am XX.XX.1877 nicht gefunden wurde, aber ich mich doch an folgende Stellen wenden könne (es folgte eine wirklich hilfreiche Aufstellung mit Tipps), da es ja sein könnte das die Person auch „in der Region“ jener Stadt zur Welt gekommen sein könnte. Es folgte dann der Hinweis, dass die Rechung per Post folgen würde.

Das tat diese dann auch und wurde zwei Tage später (am 23. Oktober 2009) überwiesen. Und nun kommt eben die besagte Mahnung: OK, ich dachte mir „ruf mal kurz bei der Stadtkasse an und kläre das“. DENKSTE.

Erst nur besetzt, dann hatte ich auch die richtige Sachbearbeiterin am Hörer. Kurz gesprochen, sie suchte im PC (seit 2010 ein neues System). Sie fand zwei Einträge/Aufträge: 09. Oktober 2009 (Hinweis: Das Datum meiner Anfrage!) und 14. Oktober 2009 mein eigentlicher Auftrag.

Da ich alle E-Mails aufbewahre, konnte ich der Dame der Stadtkasse auch den Ansprechpartner beim Stadtarchiv nennen. Damit sei der Fall dann ja wohl für mich erledigt und die Damen und Herren von Stadtkasse und Stadtarchiv können dies ja nun intern klären. DENKSTE 2.

Sie wollte mich nun mit der Kulturabteilung verbinden und ich solle den Fall klären. HALLO???, ich habe mit dem Stadtarchiv und nicht der Kulturabteilung gesprochen und einen Auftrag erteilt und dann einen bezahlt. Auf meine Aussage, sie solle doch kurz dort anrufen und mit meinem Ansprechpartner den Fall klären, kam nur NIX DA, ich müsse mich selbst drum kümmern.

Habe ich dann auch: Kurzes Gespräch mit dem netten und hilfsbereiten Herrn vom Stadtarchiv, Fall geschildert und er meinte, er kümmere sich nun darum. Also geht doch. Liebe Stadtkasse in S., nimm Dir doch bitte ein Beispiel an diesem freundlichen Herrn.

Baden-Württemberg Klappe eins die zweite: Und bitte!

Ich habe bereits des Öfteren mit Forschungen in diesem Bundesland zu tun gehabt und es klappte immer problemlos. Aber neulich erhielt ich den Anruf einer Freundin, die sich auch mit Ihrer Familienforschung beschäftigt. Sie hat in einer Heiratsurkunde den Geburtsort ihres Vorfahren gefunden und natürlich auch das Geburtsdatum. Also per Post einen Brief an das zuständige Standesamt geschickt mit der Bestellung einer Kopie dieser Geburtsurkunde. Stammbaum wurde natürlich mitgeschickt, ebenso eine Kostenübernahme für die Suche, Kopie und Porto. Erfahrungsgemäß weiß man ja, dass es immer etwas dauert bis man eine Antwort erhält. Nach drei Monaten hat meine Freundin, ich nenne sie mal Jasmin, dann per Telefon nachgefasst. Es wurde Jasmin mitgeteilt, dass kein Brief angekommen sei. OK, dann nochmals senden. Sie hatte natürlich vorab bereits geklärt, dass die Urkunden aus der betreffenden Zeit dort noch liegen.

Nach 2 Wochen erfolgte dann ein Kontrollanruf, ob diesmal die Post angekommen wäre? NÖ, keine Post aus dem Norden und man sei auch so ein kleines Standesamt, dass die Post nicht mehr im Hause unterwegs sei. Ob dann auch eine E-Mail gehen würde? Klar, das sei kein Problem. Also schreibt Jasmin am selben Tag noch eine Mail.

4 Wochen später mal nachgefragt. Man arbeite dran… Weitere 4 Wochen später, aber sicher arbeite man an dem Fall. Als dann nach drei Monaten immer noch nichts passiert ist, hat Jasmin dort noch einmal angerufen und nachgefragt. Wie, was, wo, man könne sich an den Fall nicht erinnern. Jasmin ist ja immer nett und freundlich, aber da ist ihr dann die Hutschnur geplatzt und sie wollte den Chef sprechen.

Dieser sei im Urlaub, aber man würde ihm berichten und er würde sich dann melden. Da wohl kein Chef 8 Wochen Urlaub am Stück hat, griff Jasmin erneut zum Telefon. Mittlerweile waren seit dem ersten Brief knapp 8 Monate vergangen. Sie hat mit dem Chef dann auch gesprochen und er hat sich tatsächlich gekümmert. Er hat der Sachbearbeiterin, mit der Jasmin immer wieder gesprochen hat, wohl Druck gemacht, denn nur drei Tage später kam ein Brief inklusive Gebührenbescheid, dass man gesucht habe aber leider nichts gefunden habe.

OK, musste Jasmin ja erst einmal so hinnehmen, aber wieso gibt der Vorfahr den Ort XX als Geburtsort in seiner Heiratsurkunde an, wenn er nicht dort zur Welt gekommen ist? Ihre Schwester (hat geheiratet und einen anderen Nachnamen) hat dann „spaßeshalber“ zwei weitere Monate später eine erneute Anfrage gestartet und zwar telefonisch. Es meldete sich aber nicht die Sachbearbeiterin mit der Jasmin zu tun hatte, sondern eine Kollegin. Die war nett und meinte sie solle einfach und schnell eine E-Mail mit den Daten senden.

Gesagt-Getan: Zwei Tage später kam dann die Antwort, dass die Geburtsurkunde dort liege und gegen eine Gebühr von Euro 12 plus Euro 0,55 Portokosten losgeschickt werden würde. Die Schwester hat am selben Tag das OK gegeben und weitere drei Tage später kam die Urkunde mit dem Gebührenbescheid über Euro 12,55. Also knapp 7 Tage für die Urkunde. Man halte sich vor Augen, dass Jasmin es in etwa 240 Tagen nicht geschafft hat die Urkunde zu bekommen.

Noch irgendwelche Fragen????

Fehler passieren, aber wie kann es sein, dass es mal heißt die Urkunde gibt es nicht und die Schwester bekommt diese? Auch ich mache mal Fehler, wir sind ja nur Menschen, aber erklären kann ich mir beide Fälle nicht.

Aber sehen wir es von der positiven Seite: Dies sind die Ausnahmen, denn normalerweise klappt die Zusammenarbeit mit Ämtern und Behörden (bei mir jedenfalls) reibungslos.

Ich drücke Ihnen die Daumen, dass auch Sie immer nette und hilfsbereite Mitmenschen in den Behörden antreffen.

Ihre Andrea Bentschneider

Dieser Beitrag wurde am 05. Mai 2010 um 09:00 in der Kategorie Allgemein abgelegt. Die Antworten zu diesem Eintrag können mit dem Kommentar-Feed (RSS 2.0) verfolgt werden. Die Kommentar- und die Pingfunktion sind deaktiviert.